Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Kropka Soft, działająca pod marką ERPixel:

Sprawy ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji w spółce koordynuje Alexander Koltsov, członek zarządu. Pytania i wnioski można kierować na adres siedziby lub za pomocą danych kontaktowych dostępnych na stronie kontaktowej.

2. Zakres polityki

Polityka dotyczy osób odwiedzających serwis, potencjalnych, obecnych i byłych klientów, ich pracowników i przedstawicieli, osób przesyłających zapytania lub zgłoszenia serwisowe, a także partnerów biznesowych, dostawców i współpracowników.

RODO chroni dane osób fizycznych. Informacje dotyczące wyłącznie osoby prawnej mogą nie stanowić danych osobowych, ale imiona, nazwiska, służbowe adresy e-mail, numery telefonów i stanowiska jej przedstawicieli mogą być takimi danymi.

Gdy przetwarzamy dane wyłącznie na zlecenie klienta w ramach wdrożenia, hostingu, integracji, utrzymania lub wsparcia, klient co do zasady pozostaje administratorem, a Kropka Soft działa jako podmiot przetwarzający. Zasady określają wtedy umowa o świadczenie usług i umowa powierzenia przetwarzania danych.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od charakteru współpracy możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko, służbowy e-mail i numer telefonu;
• nazwę firmy, stanowisko, dział, rolę zawodową, kraj, adres firmowy i preferowany język;
• treść formularzy, korespondencji, rozmów, spotkań i wiadomości;
• informacje o potrzebach biznesowych, projektach, zapytaniach, ofertach, wycenach, rabatach, negocjacjach i umowach;
• zgłoszenia serwisowe, historię obsługi, zadania, ewidencję prac i czasu oraz informacje o wykonanych usługach;
• dane faktur, płatności, rozliczeń i dokumentacji księgowej;
• opinie, reklamacje, informacje o satysfakcji oraz preferencje marketingowe i zapisy zgód lub sprzeciwów;
• adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi i dane o korzystaniu z serwisu;
• dane z publicznych źródeł biznesowych, poleceń i od partnerów oraz inne informacje przekazane dobrowolnie.

Nie prosimy celowo o dane szczególnych kategorii, takie jak informacje o zdrowiu, religii, poglądach politycznych, dane biometryczne czy orientacja seksualna. Nie przesyłaj takich informacji, chyba że jest to niezbędne i ustalono odpowiednią podstawę ich przetwarzania.

4. Źródła danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od reprezentowanej przez nią organizacji, podczas korespondencji, rozmów, spotkań i obsługi zgłoszeń. Mogą pochodzić także z formularzy, rejestracji na wydarzenia, narzędzi rezerwacji spotkań, poleceń, od partnerów, z publicznych rejestrów, stron firmowych i platform zawodowych oraz z integracji naszych systemów biznesowych.

Jeśli dane nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, przekazujemy wymagane informacje w terminie wynikającym z przepisów, a w odpowiednich przypadkach najpóźniej przy pierwszym kontakcie.

5. Cele i podstawy przetwarzania

Przetwarzamy dane tylko w określonym celu i na odpowiedniej podstawie prawnej.

Zapytania i rozpoczęcie współpracy

Rejestrujemy zapytania, ustalamy potrzeby biznesowe, organizujemy spotkania i prezentacje, przygotowujemy wyceny, oferty i rabaty oraz prowadzimy negocjacje. Podstawą są działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania i rozwijaniu relacji biznesowych.

Realizacja usług i zarządzanie umowami

Dane służą zawieraniu i wykonywaniu umów, realizacji wdrożeń, rozwoju oprogramowania, konsultacji, hostingu, migracji, szkoleń i wsparcia. Wykorzystujemy je do zarządzania projektami, komunikacji, ewidencji zadań i czasu pracy oraz historii usług. Podstawą jest wykonanie umowy, a dla danych przedstawicieli klientów będących osobami prawnymi — nasz uzasadniony interes w realizacji i obsłudze współpracy.

Wsparcie i dokumentacja serwisowa

Rejestrujemy i rozwiązujemy zgłoszenia, dokumentujemy prace, komunikujemy incydenty i zmiany oraz analizujemy jakość obsługi. Podstawą jest wykonanie umowy i uzasadniony interes w zapewnieniu skutecznych, bezpiecznych i udokumentowanych usług.

Faktury, płatności i księgowość

Wystawiamy i przyjmujemy faktury, rozliczamy płatności, prowadzimy dokumentację podatkową i księgową, realizujemy obowiązki sprawozdawcze i przeciwdziałamy nadużyciom. Podstawą są obowiązki prawne oraz, gdy ma to zastosowanie, wykonanie umowy.

Komunikacja i obsługa relacji

Prowadzimy korespondencję, zbieramy opinie, mierzymy satysfakcję, usprawniamy usługi, rozpatrujemy reklamacje i ustalamy, dochodzimy lub bronimy roszczeń. Podstawą jest nasz uzasadniony interes w zarządzaniu relacjami i ochronie praw.

Marketing i informacje handlowe

Możemy wykorzystywać dane kontaktowe i informacje o zainteresowaniach biznesowych do przekazywania informacji o usługach, wydarzeniach i ofertach. Jeśli dany kanał komunikacji wymaga uprzedniej zgody, kontaktujemy się w ten sposób dopiero po jej uzyskaniu. Zgodę można wycofać, a wobec marketingu bezpośredniego wnieść sprzeciw w dowolnym momencie. Wtedy zaprzestajemy przetwarzania w tym celu. Samo zapytanie o ofertę nie oznacza zgody na niezwiązaną z nim komunikację marketingową.

Działanie i bezpieczeństwo serwisu

Dane techniczne i logi służą utrzymaniu serwisu, diagnozowaniu błędów, zapobieganiu spamowi, atakom i nieuprawnionemu dostępowi oraz wyjaśnianiu incydentów. Podstawą jest uzasadniony interes w zapewnieniu dostępności i bezpieczeństwa systemów.

Analityka i technologie niewymagane do działania serwisu

Gdy wykorzystywanie analityki, reklam lub technologii śledzących wymaga zgody, podstawą jest zgoda użytkownika. Samo korzystanie z witryny nie stanowi takiej zgody.

6. Odoo, n8n, automatyzacja i sztuczna inteligencja

W działalności korzystamy z systemów opartych na Odoo, automatyzacji n8n i narzędzi AI do zarządzania informacjami o zapytaniach, klientach, projektach, zgłoszeniach, komunikacji, fakturach i płatnościach.

Narzędzia te wspierają aktualizację rekordów, wymianę informacji pomiędzy uprawnionymi systemami, kierowanie zgłoszeń, przygotowywanie podsumowań, raportów, odpowiedzi i dokumentacji, porządkowanie komunikacji, sprawdzanie kompletności danych oraz zadania administracyjne i techniczne.

Przekazujemy tylko dane potrzebne do określonego celu. Wyniki AI, które mogą istotnie wpływać na osobę, relację z klientem, zobowiązania umowne lub realizację usług, podlegają odpowiedniej kontroli człowieka. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osoby.

W przypadku zewnętrznych dostawców stosujemy odpowiednie zabezpieczenia umowne, organizacyjne i techniczne. Ich role i obowiązki zależą od konkretnej usługi i uzgodnień dotyczących przetwarzania.

7. Odbiorcy danych

Dostęp mają upoważnieni pracownicy i współpracownicy w zakresie niezbędnym do obowiązków. Odbiorcami mogą być również:

• dostawcy Odoo, n8n, AI, hostingu i infrastruktury;
• dostawcy poczty, komunikacji, wideokonferencji i rezerwacji spotkań;
• dostawcy kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa i utrzymania IT;
• dostawcy księgowości, fakturowania i płatności, banki i instytucje płatnicze;
• dostawcy analityki i zarządzania cookies;
• doradcy prawni, księgowi, audytorzy i ubezpieczyciele;
• organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

Podmioty przetwarzające działają na nasze udokumentowane polecenie i są zobowiązane do zapewnienia bezpieczeństwa oraz poufności. Nie sprzedajemy danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza EOG

W miarę możliwości przetwarzamy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy usług chmurowych, automatyzacji, komunikacji lub AI mogą przetwarzać dane poza EOG albo zapewniać dostęp personelowi wsparcia spoza tego obszaru.

W takich przypadkach stosujemy odpowiedni mechanizm transferu: decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub wymagane dodatkowe zabezpieczenia umowne, organizacyjne i techniczne. Informacje o zabezpieczeniach konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z nami.

9. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji celu. Co do zasady:

• zapytania i oferty bez zawarcia umowy — do 24 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu;
• dokumentację współpracy, projektów, usług, wsparcia i korespondencji — przez czas relacji biznesowej, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń;
• faktury, płatności i dokumentację księgową — przez okres wymagany przepisami;
• dane marketingowe — do wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub ustania potrzeby ich używania;
• logi techniczne i bezpieczeństwa — przez czas potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia incydentów;
• kopie zapasowe — zgodnie z harmonogramem ich usuwania lub nadpisywania;
• zapisy zgód, sprzeciwów i wniosków — w zakresie potrzebnym do wykazania przestrzegania obowiązków.

Dłuższe przechowywanie może być konieczne z uwagi na przepisy, audyt, postępowanie lub ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki odpowiadające rodzajowi danych i ryzyku: dostęp zgodny z rolą i potrzebą, indywidualne konta, kontrolę uprawnień i eksportu, uwierzytelnianie, rejestrowanie aktywności, aktualizacje, kopie zapasowe, procedury odtwarzania oraz szyfrowanie tam, gdzie jest odpowiednie.

Obowiązują zasady poufności, nadawania i odbierania dostępu, minimalizacji danych przekazywanych innym systemom oraz wewnętrzne instrukcje ochrony informacji. Żaden system nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa, ale podejmujemy odpowiednie działania, by zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi, utracie, zmianie, ujawnieniu lub zniszczeniu danych.

11. Cookies i pamięć przeglądarki

Technologie przechowywania informacji mogą służyć funkcjom niezbędnym, preferencjom, analityce, reklamie lub treściom zewnętrznym. Technologie niewymagane do działania serwisu, dla których przepisy wymagają zgody, powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.

Obecna wersja erpixel.pl zapisuje w pamięci sesji przeglądarki informacje o źródle wizyty: parametry kampanii UTM, identyfikatory kliknięć, adres strony wejścia i strony odsyłającej. Dane te pozwalają zachować kontekst wizyty przy przechodzeniu między stronami. Są przechowywane pod kluczami zaczynającymi się od erpixel_attribution_ i co do zasady usuwane po zakończeniu sesji karty.

Formularz może odczytać istniejące identyfikatory cookies _fbc i _fbp, jeśli są dostępne; sam ich nie tworzy. Imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy i wiadomość nie są zapisywane przez formularz w pamięci przeglądarki.

Automatycznie uruchamiamy Meta Pixel (identyfikator 793339957117807), aby mierzyć skuteczność reklam na Facebooku i Instagramie oraz prowadzić remarketing. Pixel przesyła do Meta zdarzenie wyświetlenia strony (PageView) oraz, po potwierdzeniu przyjęcia formularza przez CRM, zdarzenie zapytania (Lead) z nazwą formularza i losowym identyfikatorem zgłoszenia, bez treści formularza. Pixel może korzystać z cookies _fbp i _fbc. Skrypt ładuje się asynchronicznie po załadowaniu strony. Po potwierdzeniu przyjęcia formularza zapisujemy w sessionStorage pod kluczem erpixel_meta_lead identyfikator zgłoszenia, nazwę formularza i status wysyłki zdarzenia, aby przekazać je po przejściu na stronę podziękowania i uniknąć powtórzeń. Oczekujące zdarzenie wygasa po 30 minutach; zapis znika po zakończeniu sesji karty. Więcej informacji: Polityka prywatności Meta.

Automatycznie uruchamiamy Yandex Metrica (licznik 112823724) do analizy odwiedzin, źródeł ruchu, kliknięć i korzystania ze strony, w tym nagrań sesji Webvisor. Skrypt jest ładowany po załadowaniu strony i może wykorzystywać analityczne pliki cookies. Szczegóły działania narzędzia opisuje dokumentacja Yandex Metrica.

12. Formularz kontaktowy

Formularz obejmuje imię i nazwisko, służbowy e-mail, firmę, telefon, obszar projektu i wiadomość. Wszystkie te pola są oznaczone jako wymagane. Podanie danych jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwia poprawne wypełnienie formularza.

Formularz zapytania o wycenę Odoo wymaga imienia i nazwiska, firmy, e-maila i telefonu. Przekazuje też wybrane moduły, wariant Odoo, hosting i wsparcie; opis potrzeb jest opcjonalny.

Po wysłaniu formularza dane trafiają przez serwer erpixel.pl do naszego systemu Odoo CRM. Wraz z zapytaniem zapisujemy kontekst strony, dostępne dane o źródle wizyty, język przeglądarki i adres IP. Służą one obsłudze zapytania, ustaleniu jego źródła oraz ochronie formularza przed nadużyciami.

Dane wykorzystujemy do obsługi zapytania, przygotowania oferty lub podjęcia działań przed zawarciem umowy. Nie wykorzystujemy ich do niezwiązanej komunikacji marketingowej bez odrębnej wymaganej zgody.

13. Komentarze i przesyłane pliki

Obecna wersja serwisu nie udostępnia komentarzy ani przesyłania plików. Jeśli te funkcje zostaną dodane, polityka zostanie uzupełniona o zakres danych i zasady moderacji, ochrony przed spamem oraz ewentualnych usług zewnętrznych. Przed udostępnieniem zdjęć warto usunąć metadane lokalizacji EXIF GPS, których nie chcesz ujawniać.

14. Treści osadzone i serwisy zewnętrzne

Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron. Po przejściu na taką stronę jej dostawca może zbierać informacje, stosować cookies i przetwarzać dane zgodnie z własną polityką prywatności.

Jeśli dodamy osadzone filmy, narzędzia rezerwacji, komunikatory lub inne treści zewnętrzne wykorzystujące technologie śledzące wymagające zgody, ich uruchomienie będzie wymagało jej wcześniejszego uzyskania.

15. Twoje prawa

Na warunkach i z ograniczeniami określonymi w przepisach przysługuje Ci prawo do:

• potwierdzenia przetwarzania danych, dostępu do nich i uzyskania kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym w dowolnym momencie wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• przenoszenia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, gdy to prawo ma zastosowanie;
• złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Wnioski kieruj za pomocą danych kontaktowych lub na adres siedziby. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy w terminie wynikającym z przepisów. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

16. Usunięcie danych

Możesz zażądać usunięcia danych z aktywnych systemów. Realizujemy żądanie, gdy wymagają tego przepisy. Część informacji może pozostać, jeśli jest potrzebna do wykonania obowiązków podatkowych, księgowych lub innych obowiązków prawnych, ustalenia i obrony roszczeń, ochrony systemów i wyjaśnienia incydentów, wykazania realizacji wniosku lub sprzeciwu oraz zakończenia normalnej rotacji kopii zapasowych.

Jeśli pełne usunięcie nie jest prawnie możliwe, ograniczamy przetwarzanie do dopuszczalnego celu.

17. Organ nadzorczy

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobach składania skarg i aktualne dane kontaktowe znajdziesz w serwisie UODO.

18. Dane dzieci

Serwis i usługi są przeznaczone dla firm oraz pełnoletnich osób działających zawodowo. Nie zbieramy świadomie danych dzieci w celach komercyjnych.

19. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianami usług, systemów, dostawców lub obowiązków prawnych. Aktualna wersja i data ostatniej zmiany będą dostępne na tej stronie.

20. Kontakt w sprawach danych osobowych

Pytania i wnioski dotyczące prywatności możesz wysłać pocztą na powyższy adres lub e-mailem, korzystając z danych na stronie kontaktowej ERPixel.