Czym jest Odoo i jak działa? Poznaj ERP na przykładach z codziennej pracy firmy

Słyszysz, że Odoo może obsłużyć sprzedaż, magazyn i księgowość. Ale co to właściwie oznacza w codziennej pracy? Czy pracownik magazynu widzi to samo co handlowiec? Skąd księgowość wie, że dotarła dostawa? I jak połączyć to ze sprzedażą na Amazonie?

Przejdźmy przez te sytuacje po kolei. Ten poradnik o Odoo zaczyna się od podstaw, a potem prowadzi przez przykłady handlu, produkcji i raportowania finansowego. Nie musisz znać terminologii ERP. Wyjaśnimy ją w kontekście czynności, które wykonuje Twoja firma.

Czym jest Odoo i co oznacza ERP?

Odoo to modułowy system ERP, który pozwala zarządzać wieloma obszarami działalności firmy w jednym środowisku. Możesz obsługiwać w nim relacje z klientami, sprzedaż, zakupy, magazyny, księgowość, pracowników, produkcję czy sklep internetowy.

ERP to skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning, czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa. W praktyce chodzi o połączenie procesów i danych. Kiedy handlowiec sprzedaje towar, ta informacja ma znaczenie również dla magazynu, który przygotuje wysyłkę, i księgowości, która zajmie się rozliczeniem.

Wyobraź sobie ofertę dla klienta. Po jej zaakceptowaniu powstaje zamówienie sprzedaży. Magazyn sprawdza dostępność produktów i realizuje wydanie, a osoba odpowiedzialna za rozliczenia wystawia fakturę zgodnie z ustaloną zasadą fakturowania. Później trzeba jeszcze zarejestrować lub uzgodnić płatność. To odrębne czynności, ale dotyczą tej samej sprzedaży. W Odoo można przechodzić między powiązanymi dokumentami, zamiast odtwarzać historię z wiadomości i arkuszy.

Odoo pochodzi z Belgii. Jeśli spotkałeś się z nazwami TinyERP lub OpenERP, były to wcześniejsze nazwy rozwijanej platformy. Dziś pod nazwą Odoo znajdziesz zestaw aplikacji biznesowych. Jeśli interesuje Cię także ocena rozwiązania dla swojej organizacji, zajrzyj do naszego przeglądu platformy Odoo ERP.

Jak wygląda codzienna praca w Odoo?

Z perspektywy użytkownika początek jest prosty: otwierasz przeglądarkę, logujesz się i pracujesz. Aplikacje działają na serwerze, na którym przechowywane są dane. Przy odpowiednio skonfigurowanym dostępie możesz korzystać z systemu w biurze, z domu czy podczas wyjazdu.

Nie musisz od razu poruszać się po wszystkich obszarach firmy. To, jakie aplikacje, dokumenty i działania są dla Ciebie dostępne, zależy od Twojej roli i nadanych uprawnień.

Informacje można oglądać w różnych widokach. Lista przydaje się, gdy chcesz sprawdzić zamówienia lub przefiltrować produkty. Kanban przedstawia dane jako karty. W CRM karta może oznaczać szansę sprzedaży, a kolumny — kolejne etapy rozmów z klientem. Widzisz wtedy, które sprawy są na początku, a które zbliżają się do decyzji.

Masz też raporty, pulpity i odnośniki do powiązanych dokumentów. Otwierasz zamówienie i sprawdzasz, co wydarzyło się przy jego realizacji. Przystępny interfejs pomaga się odnaleźć, ale nie zastępuje przygotowania systemu: trzeba ustalić procesy, skonfigurować dane i nauczyć zespół pracy w przyjęty sposób.

Jeden zakup, kilka aplikacji — na tym polega integracja

Załóżmy, że chcesz kupić towar od dostawcy. Zaczynasz w aplikacji Zakupy, czyli Purchase. Samo zamówienie nie istnieje jednak w oderwaniu od reszty firmy.

Najpierw wskazujesz, co kupujesz. Wybierasz produkt z kartoteki wykorzystywanej także w magazynie. Następnie wybierasz dostawcę, którego dane są zapisane w Kontaktach. Nie zakładasz od nowa produktu i kontrahenta tylko dlatego, że pracujesz teraz w innym obszarze systemu.

Tworzysz zamówienie zakupu. Kiedy dostawca przywozi towar, magazynier rejestruje przyjęcie: sprawdza, co faktycznie dotarło i w jakiej ilości. Jeśli dostawa jest częściowa, jej przebieg również trzeba odzwierciedlić. Zamówienie mówi, co zamierzasz kupić; przyjęcie — co znalazło się w magazynie.

Kolejnym dokumentem jest faktura dostawcy. To jej zaksięgowanie ujmuje zobowiązanie do zapłaty. Samo złożenie zamówienia nie oznacza jeszcze zaksięgowania zobowiązania. Zapłata i jej uzgodnienie są następnymi krokami.

Wartość zapasów jest ujmowana zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości i konfiguracją systemu. Nie należy jej utożsamiać z kosztem sprzedanych towarów: zakup, posiadanie zapasu i jego późniejsza sprzedaż opisują różne zdarzenia.

Zobacz, ile obszarów bierze udział w tej jednej operacji: Zakupy, Kontakty, Magazyn i Księgowość. Dla firmy to jeden proces zakupu. Odoo łączy potrzebne dane i dokumenty, zachowując znaczenie poszczególnych etapów.

Dla firmy to jeden proces zakupu. Odoo łączy potrzebne dane i dokumenty, zachowując znaczenie poszczególnych etapów.

Informacja wprowadzona w jednym miejscu może zostać wykorzystana dalej. Magazyn nie musi przepisywać danych produktu z wiadomości od kupca, a księgowość może odnieść fakturę do dokumentów zakupu. Warunkiem jest właściwa konfiguracja i rzetelna ewidencja — system potrzebuje informacji o tym, co rzeczywiście się wydarzyło.

Jakie aplikacje można połączyć?

Nie każda firma potrzebuje od razu wszystkich możliwości Odoo. W handlu punktem wyjścia mogą być sprzedaż, zakupy i magazyn. W produkcji dochodzą materiały i zlecenia produkcyjne. Przy sprzedaży internetowej potrzebny jest sklep lub połączenie z zewnętrznym kanałem.

Modułowa budowa oznacza, że dobieramy potrzebne aplikacje, a następnie konfigurujemy ich współpracę. Rozbudowa może odbywać się etapami, ale warto od początku myśleć o całym procesie. Sprzedaż obiecuje klientowi towar, którego dostępność zależy przecież od magazynu i zaopatrzenia.

Najważniejsze obszary łatwo przyporządkować do codziennych zadań:

• CRM porządkuje relacje z klientami, szanse sprzedaży i kolejne działania handlowców.
• Sales, czyli Sprzedaż, służy do przygotowania ofert i obsługi zamówień klientów.
• Purchase, czyli Zakupy, obsługuje zapytania ofertowe i zamówienia do dostawców.
• Inventory, czyli Magazyn, pozwala ewidencjonować zapasy, przyjęcia, wydania i przemieszczenia towarów.
• Accounting, czyli Księgowość, łączy dokumenty finansowe i rozliczenia z operacjami firmy.
• Aplikacje kadrowe i Payroll obejmują pracowników i procesy wynagrodzeń. Zakres wymaga sprawdzenia dostępnych rozwiązań i lokalizacji dla danego kraju.
• Manufacturing, czyli Produkcja, służy do planowania i ewidencji wytwarzania produktów.
• eCommerce pozwala prowadzić sklep internetowy powiązany z pozostałymi procesami.

Osobną kwestią są połączenia z usługami zewnętrznymi, na przykład operatorami płatności Stripe i PayPal. Dostępność metod płatności zależy od dostawcy, kraju i konfiguracji. Integracja sklepu z płatnością nie oznacza automatycznie obsługi każdego możliwego scenariusza rozliczeń.

Administrator może zarządzać instalacją aplikacji w granicach danego środowiska. Jego uprawnienia nie zastępują jednak licencji ani nie udostępniają funkcji, których nie obejmuje wybrana edycja. Warto też odróżniać standardowe aplikacje producenta od dodatkowych modułów i konektorów innych dostawców. Zakres obszarów prezentuje oficjalny katalog aplikacji Odoo.

Ty pracujesz po polsku, klient dostaje ofertę po niemiecku

Wyobraź sobie, że pracujesz w polskiej firmie i korzystasz z polskiego interfejsu. Twój kolega z Austrii może używać tego samego środowiska po niemiecku. Korzystacie ze wspólnych danych, ale każdy porusza się po interfejsie w swoim języku.

Teraz przygotowujesz ofertę dla klienta z Niemiec. Chcesz wysłać mu wiadomość i dokument po niemiecku, wraz z opisami produktów i właściwymi warunkami sprzedaży. Nie chcesz przy tym zmieniać języka własnego interfejsu za każdym razem, gdy obsługujesz zagranicznego odbiorcę.

Taką komunikację możemy skonfigurować. Ty nadal pracujesz po polsku, a dokument i wiadomość korzystają z języka kontrahenta oraz przygotowanych tłumaczeń. Trzeba ustawić język na jego kartotece i przygotować odpowiednie wersje treści, szablonów oraz opisów produktów. System nie przetłumaczy automatycznie każdej informacji, którą ktoś wpisze do dowolnego pola.

Język interfejsu to również coś innego niż lokalizacja księgowa. Niemieckie menu u pracownika nie zmienia zasad prowadzenia ksiąg polskiej spółki.

Kto widzi dane i kto może wykonać operację?

W Odoo może pracować wiele osób z różnych działów. Nie oznacza to, że każdy powinien widzieć wszystkie dane i wykonywać wszystkie operacje.

Weźmy magazyniera. Potrzebuje przyjmować towary, sprawdzać stany i obsługiwać wydania. Nie musi przy tym mieć dostępu do księgowości firmy. Handlowiec potrzebuje klientów, ofert i zamówień, ale niekoniecznie powinien samodzielnie zatwierdzać rozchód towaru z magazynu.

To przykłady podziału odpowiedzialności, który możemy skonfigurować, a nie sztywne reguły narzucone każdej firmie. Ustalamy dostęp do aplikacji, funkcji i danych zgodnie z obowiązkami pracowników. Potem sprawdzamy na rzeczywistych scenariuszach, czy dana osoba może wykonać swoją pracę i czy nie otrzymała niepotrzebnych uprawnień.

Kilka spółek w jednym środowisku: multi-company

Załóżmy, że prowadzisz biznes przez kilka spółek. Jedna zajmuje się importem, inna sprzedażą na określonym rynku. Chcesz widzieć je w jednym systemie, zachowując właściwy podział dokumentów, księgowości i dostępu.

Do tego służy obsługa wielu firm, czyli multi-company. W tym scenariuszu każda spółka jest osobnym podmiotem prawnym skonfigurowanym w Odoo. Mogą należeć do tej samej grupy i współpracować ze sobą, ale nie jest to warunek ich obecności w jednym środowisku.

Pokażmy to na konkretnym przykładzie. Jedna firma importuje towary z Afryki, odprawia je w Polsce i rozlicza koszty związane z zakupem oraz importem. Druga sprzedaje te towary na rynku amerykańskim. Pomiędzy spółkami występują transakcje, które także trzeba prawidłowo udokumentować i rozliczyć.

W Odoo możemy odwzorować ten układ oraz skonfigurować procesy międzyfirmowe, nazywane intercompany. Trzeba ustalić, które dokumenty powstają po każdej stronie, jakie dane są współdzielone i kto ma do nich dostęp. Spółki w różnych krajach mogą potrzebować różnych lokalizacji księgowych, planów kont i zasad lokalnej ewidencji. Sam wspólny system nie znosi tych różnic.

Taki scenariusz importu i współpracy spółek przygotowaliśmy w środowisku demonstracyjnym ERPixel. Możesz wejść do systemu i zobaczyć powiązane dokumenty. Jeśli chcesz przejść przez przykład razem z nami, napisz do ERPixel.

Zobacz demo Odoo od ERPixel

Otwórz środowisko demonstracyjne Odoo.

• Login: demo@erpixel.pl
• Hasło: demo@erpixel.pl

Demo obejmuje opisany przykład importu i współpracy spółek. Możesz potraktować go jako punkt wyjścia do rozmowy o strukturze Twojej firmy. Własny zakres multi-company dobieramy do wymagań, architektury i warunków korzystania z Odoo; nie jest to obietnica dowolnej liczby podmiotów w każdym wariancie systemu.

Jedna firma i 12 biur: kiedy potrzebujesz oddziałów?

A co, jeśli masz jedną firmę z wieloma oddziałami, a nie kilka spółek? Załóżmy, że firma jest zarejestrowana w Warszawie i ma 12 biur obsługi klientów. Nie chcesz traktować każdego biura jako osobnego podmiotu prawnego. Potrzebujesz natomiast uporządkować pracę i dostęp do danych według lokalizacji.

W takim przypadku przyglądamy się strukturze oddziałowej, czyli branches. W Odoo 19 oddziały są powiązane z firmą nadrzędną i korzystają z jej zasad księgowych. Można zorganizować dostęp tak, by pracownik widział dane swojego oddziału, a osoba odpowiedzialna za całą firmę miała szerszy zakres uprawnień.

Najpierw ustalamy więc, jak zorganizowany jest biznes: czy mówimy o osobnych spółkach, oddziałach jednej firmy, działach organizacyjnych, czy po prostu kilku magazynach. Te pojęcia nie są zamienne. Wybór struktury wpływa na dokumenty, raportowanie i dostęp, dlatego nie sprowadza się do dodania nazw biur w ustawieniach.

Szczegóły opisuje dokumentacja firm i oddziałów w Odoo 19. Uruchomienie oddziałów włącza funkcje multi-company, co trzeba uwzględnić przy wyborze planu i środowiska.

Community, Enterprise i miejsce, w którym działa system

W tym miejscu zapewne zastanawiasz się nad kosztem. Najpierw trzeba rozróżnić dwie edycje: Community i Enterprise.

Community nie wymaga cyklicznej opłaty licencyjnej za samą tę edycję. Nadal jednak potrzebujesz środowiska serwerowego, konfiguracji, wdrożenia i utrzymania. Enterprise jest edycją płatną z dodatkowymi możliwościami. Wybór zależy od potrzebnych funkcji, procesów i sposobu rozwoju systemu. Zakres można porównać na oficjalnej stronie edycji Odoo.

Edycja i hosting to dwie różne decyzje. Odoo Online jest usługą utrzymywaną przez producenta, Odoo.sh to jego platforma do hostowania i rozwijania rozwiązań Odoo, a instalację we własnym lub zarządzanym przez partnera środowisku określa się jako on-premise. Te warianty różnią się między innymi możliwościami instalowania własnych modułów i odpowiedzialnością za utrzymanie. Opisuje je dokumentacja hostingu Odoo.

W ERPixel rekomendujemy naszą infrastrukturę. Przy rozmowie o wdrożeniu wyjaśniamy, jak zorganizujemy hosting i utrzymanie w Twoim przypadku. Można również dobrać inne odpowiednie środowisko — istotne jest, aby pasowało do wybranego modelu wdrożenia i wymaganych rozszerzeń.

Koszt projektu zależy zatem od czegoś więcej niż licencja: od zakresu procesów, danych do przeniesienia, integracji, zmian i utrzymania. Te czynniki omawiamy szerzej w materiale o składnikach kosztu Odoo. Tutaj wróćmy do tego, jak system pomaga połączyć pracę firmy.

Handel: od importu towarów do zamówienia z Amazona

Wyobraź sobie firmę handlową, która kupuje towary od dostawców z Europy, a część asortymentu importuje również spoza Unii Europejskiej. Dostawy trafiają do magazynów w Polsce lub w innych krajach. Musisz wiedzieć, co zamówiłeś, co już dotarło, ile sztuk masz w poszczególnych miejscach i jaki jest koszt towaru.

Jednocześnie sprzedajesz na Amazonie. Klient tam widzi ofertę i składa zamówienie. Dla niego to zakup w jednym kanale. Po Twojej stronie ta sprzedaż musi zostać powiązana z zapasem, realizacją dostawy i rozliczeniem.

Czy pracownik ma przepisywać każdą transakcję do ERP? Przy wdrożonej integracji dane o zamówieniu mogą trafiać do Odoo automatycznie. Amazon pozostaje kanałem sprzedaży, a Odoo jest miejscem obsługi i ewidencji procesów Twojej firmy. Potrzebny jest odpowiedni konektor, jego konfiguracja oraz uzgodnione zasady wymiany danych.

Dalej trzeba określić, kto realizuje zamówienie i skąd wychodzi towar. Jeśli wysyłasz z własnego magazynu, pracownicy potrzebują informacji pozwalającej przygotować wydanie. Jeśli korzystasz z zewnętrznej obsługi logistycznej, dane muszą dotrzeć do właściwego operatora, a informacja o wysyłce wrócić do pozostałych systemów w uzgodnionym zakresie.

Dzięki temu zakupy, zapasy i sprzedaż przestają być osobnymi historiami. Wiesz, jakie towary kupujesz, gdzie są przechowywane i które zamówienia wymagają realizacji. Ustalamy też, jakie dane mają trafiać do części finansowej. Zamówienie, zwrot, opłata Amazona i płatność to różne zdarzenia. Nie zakładamy, że każdy konektor obsługuje je wszystkie. Producent opisuje swój zakres w dokumentacji Amazon Connector.

W ERPixel mamy doświadczenie w łączeniu takich procesów także przy złożonej strukturze operacyjnej. W jednym z projektów dla dostawcy odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej Odoo połączyliśmy z Amazonem, ShipStation/3PL oraz Bitrix. Wymiana obejmowała produkty, stany, zamówienia, informacje o wysyłkach i statusy dostawy. Sprzedaż i realizacja zamówień korzystały dzięki temu ze spójnych przepływów danych między czterema systemami.

Praktyczny wniosek jest taki: zanim wybierzemy połączenie, musimy wiedzieć, który system odpowiada za dany etap i jak rozpoznamy tę samą operację w pozostałych aplikacjach. Przy kilku magazynach, rynkach i spółkach ten porządek staje się szczególnie ważny. Tak podchodzimy do projektowania integracji Odoo.

Produkcja: od zamówienia klienta do gotowego wyrobu

Teraz wyobraź sobie firmę produkcyjną. Otrzymujesz zamówienie od klienta. Żeby je zrealizować, musisz wytworzyć określony wyrób. Potrzebujesz surowców, materiałów i być może półproduktów, które najpierw trzeba przygotować osobno.

Zaczynasz od sprawdzenia magazynu. Część materiałów jest dostępna, inne trzeba dokupić. Organizujesz zakupy, przyjmujesz dostawy i kierujesz materiały do odpowiednich magazynów lub lokalizacji. Informacja o planowanej produkcji pozwala ustalić, czego brakuje, ale faktyczne przyjęcie nadal musi zostać zarejestrowane.

Potem zaczyna się wytwarzanie. Nie zawsze jest to jeden etap. Najpierw może powstać półprodukt, który trafi do kolejnego procesu i dopiero później stanie się częścią gotowego wyrobu. Chcesz wiedzieć, które materiały zużyto, co już wyprodukowano i na jakim etapie jest zamówienie klienta.

W Odoo możemy połączyć zamówienie, potrzeby materiałowe, zakupy, ruchy magazynowe i produkcję. Opis składu wyrobu — często nazywany BOM, od Bill of Materials — określa potrzebne komponenty. Przy produkcji wieloetapowej takie zależności obejmują również półprodukty. Dzięki temu planowanie nie kończy się na ogólnym poleceniu „wyprodukować zamówiony towar”.

Po zarejestrowaniu wykonanych operacji i przyjęciu gotowego wyrobu do magazynu można przejść do wysyłki. Sprzedaż, zaopatrzenie, magazyn i produkcja pracują na powiązanych informacjach. Nie trzeba odtwarzać całej historii od początku w każdym dziale.

Zakres automatyzacji dopasowujemy do zakładu. Możemy skonfigurować reguły, dzięki którym zapotrzebowanie na wyrób prowadzi do planowania operacji i uzupełniania brakujących materiałów. Nie są to wszystkie reguły włączone domyślnie. Chodzi też o zarządzanie, przepływ informacji i ewidencję — samo uruchomienie ERP nie automatyzuje fizycznej pracy maszyn.

W naszym projekcie dla producenta urządzeń audiowizualnych połączyliśmy między innymi sprzedaż, zakupy, magazyn i produkcję. Rozwiązanie obejmowało wielopoziomowe struktury materiałowe, zamienniki komponentów i produkcję podwykonawczą. Wspólne środowisko pozwoliło powiązać zaopatrzenie i wytwarzanie z dystrybucją oraz dalszą obsługą urządzeń. To pokazuje, dlaczego wdrożenie Odoo zaczynamy od poznania całego procesu, a nie od instalacji pojedynczej aplikacji.

Finanse grupy: dlaczego konsolidacja to więcej niż dodawanie wyników?

Załóżmy teraz, że zarządzasz grupą kapitałową. Masz kilka spółek, być może w różnych krajach. Każda prowadzi własną działalność i lokalną ewidencję, a Ty potrzebujesz odpowiedzi na pytanie: jaki wynik osiągnęła cała grupa?

W ERPixel mamy doświadczenie w wykorzystaniu Odoo do ewidencji i raportowania finansowego w dużych organizacjach, które potrzebują konsolidacji. W takim wdrożeniu konfigurujemy podmioty prawne i porządkujemy sposób raportowania. Ustalamy grupowy plan kont oraz jednolitą politykę rachunkowości na potrzeby grupy.

Jeżeli spółki muszą korzystać z lokalnych planów kont, potrzebujemy ich mapowania do struktury grupowej. Mówiąc prościej: określamy, do jakiej wspólnej kategorii raportu przypisać dane zapisane lokalnie pod innymi kontami. Dzięki temu ta sama pozycja finansowa ma spójne znaczenie w raportowaniu całej grupy.

Lokalna ewidencja statutowa i raportowanie grupowe pełnią przy tym różne zadania. Pierwsza odpowiada wymaganiom danego kraju, a drugie ma przedstawić grupę według wspólnie ustalonych zasad. Nie zastępujemy lokalnych obowiązków samym utworzeniem wspólnego raportu.

Dlaczego nie wystarczy dodać wyników spółek? Wróćmy do firmy importującej towar i firmy sprzedającej go dalej. Kiedy jedna sprzedaje drugiej, w ich księgach pojawiają się wzajemne transakcje. Dla grupy jako całości jest to przepływ wewnętrzny. Przy konsolidacji trzeba odpowiednio wyeliminować wzajemne transakcje i salda oraz uwzględnić wymagane korekty. Inaczej obraz grupy byłby zniekształcony.

Dlatego konsolidacja wymaga właściwych danych, uzgodnionych zasad i kontroli korekt. Organizujemy system oraz proces raportowania tak, aby umożliwiały przygotowanie spójnej sprawozdawczości według IFRS, czyli Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej. Zgodność wynika z prawidłowego stosowania zasad rachunkowości, a nie z samego faktu używania Odoo. Zasady eliminacji wewnątrzgrupowych opisuje także IFRS Foundation w odniesieniu do IFRS 10.

W projekcie dla międzynarodowej grupy platform ogłoszeniowych połączyliśmy Odoo Accounting z własnymi modułami. Rozwiązanie obejmowało między innymi klasyfikację przychodów, powiązanie ich z kosztami, konsolidację bilansu i rachunku wyników oraz eksport do BI. To przykład połączenia aplikacji, dodatkowych rozwiązań i konfiguracji. Nie oznacza, że cały opisany zakres zapewnia standardowa instalacja Odoo.

Od czego zacząć we własnej firmie?

Jak widzisz, za nazwą Odoo stoi system, który można dopasować do różnych sposobów prowadzenia biznesu. W handlu łączymy zakupy, magazyny i sprzedaż. W produkcji dochodzą materiały, półprodukty i etapy wytwarzania. W grupie spółek ważne są również relacje między podmiotami i wspólne raportowanie.

Na początek wybierz jeden proces, który dziś trudno prześledzić od początku do końca. Może zamówienie klienta wymaga uzgodnień w kilku arkuszach? Może stan towaru jest inny w sklepie i w magazynie? A może wynik grupy powstaje przez ręczne łączenie danych z każdej spółki? To dobry punkt wyjścia do oceny, czy wspólne środowisko ERP pomoże uporządkować pracę.

Możesz najpierw zajrzeć do naszego demo i obejrzeć przykład importu oraz współpracy spółek. Potem opowiedz nam o swoich procesach albo skorzystaj z formularza poniżej. W ERPixel pokażemy Ci, jak można odwzorować je w Odoo i jakie zależności trzeba uwzględnić.