Od lutego 2026 roku każda firma zarejestrowana jako podatnik VAT w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania i odbierania faktur za pośrednictwem rządowego systemu KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur.
To największa zmiana w polskim systemie podatkowym od czasu wprowadzenia JPK.

Nowe przepisy oznaczają koniec faktur w PDF-ach wysyłanych mailem i początek pełnej cyfryzacji fakturowania.
Dla przedsiębiorców to zarówno wyzwanie technologiczne, jak i szansa na uproszczenie księgowości, automatyzację procesów i szybsze zwroty VAT.

---

📘 Czym jest KSeF i dlaczego powstaje?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma informatyczna zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Jej zadaniem jest odbiór, weryfikacja i przechowywanie każdej faktury wystawionej przez podatników VAT w Polsce.

Zamiast wysyłać fakturę bezpośrednio do kontrahenta, system finansowo-księgowy firmy (np. Odoo) przesyła ją do KSeF, który:

1. Sprawdza poprawność danych w formacie XML FA(3),
2. Nadaje unikalny numer KSeF,
3. Wystawia potwierdzenie odbioru (UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
4. Archiwizuje fakturę w bezpiecznej bazie na okres 10 lat.

W momencie nadania numeru KSeF faktura zostaje uznana za doręczoną odbiorcy.
Nie ma więc potrzeby wysyłania jej dodatkowo e-mailem – choć wiele firm w okresie przejściowym będzie to nadal robić.

W uproszczeniu:
wysyłka faktury do KSeF = doręczenie faktury klientowi.

---

📜 Dlaczego ta zmiana jest potrzebna?

Polska od lat konsekwentnie uszczelnia system podatkowy.
Od 2016 roku wdrożono m.in. JPK, mechanizm podzielonej płatności (split payment) i kasy online.
Według danych Ministerstwa Finansów:

• w 2015 roku luka VAT wynosiła 24,1%,
• w 2022 roku spadła do 4,9%,
• co przełożyło się na ok. 45 mld zł więcej w budżecie.

Źródło: Prezentacja Krajowy System e-Faktur, MF 2023

KSeF jest kolejnym krokiem w tym kierunku.
System umożliwia natychmiastowy wgląd w dane transakcji, eliminuje ryzyko fałszywych faktur i pozwala skrócić zwrot VAT z 60 do 40 dni.

Dla przedsiębiorców oznacza to mniej kontroli, mniej papierologii i więcej automatyzacji.

---

🌍 Polska dołącza do światowego trendu

Polska nie jest wyjątkiem — elektroniczne fakturowanie staje się standardem w całej Europie.
Włoski system SDI działa już od 2019 roku, Francja i Niemcy przygotowują się do obowiązkowego e-fakturowania, a Unia Europejska opracowuje wspólne ramy pod nazwą ViDA – VAT in the Digital Age.

Kraj	System	Rok wdrożenia	Zakres
🇮🇹 Włochy	SDI	2019	obowiązkowe B2B i B2G
🇫🇷 Francja	Chorus Pro / PPF	2024–2026	wdrażanie etapami
🇷🇴 Rumunia	RO e-Factura	2024	obowiązkowe B2B
🇩🇪 Niemcy	E-Rechnung	2025	obowiązkowe B2B
🇵🇱 Polska	KSeF	2026	obowiązkowe krajowe B2B
🇪🇺 UE	ViDA	2030–2035	planowany unijny standard

---

🗓 Harmonogram wdrożenia w Polsce

Data	Kogo dotyczy	Status
1 lutego 2026	duże przedsiębiorstwa (obrót > 200 mln zł rocznie)	obowiązkowo
1 kwietnia 2026	pozostałe podmioty VAT	obowiązkowo
1 stycznia 2027	mikrofirmy i podatnicy bez VAT	okres przejściowy kończy się

Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy bez kar, w którym firmy mogą testować integracje i stopniowo włączać e-fakturowanie do procesów.

---

💼 Jak KSeF wpłynie na firmy w Polsce

Firmy działające wyłącznie na rynku krajowym

Typ firmy	Status VAT	Obowiązek KSeF	Sposób obsługi	Przykład przepływu
Polska firma VAT	✅ od 2026	Integracja systemu księgowego (np. Odoo) z API KSeF	Wystawienie faktury → wysyłka do KSeF → UPO → archiwum
Polska firma bez VAT	⚠️ od 2027	Ręczne wgrywanie przez aplikację MF	Utworzenie faktury → wgranie do KSeF → pobranie UPO

---

Firmy działające również poza Polską

Typ firmy	Status VAT w PL	Zakres KSeF	Uwagi
Polska firma sprzedająca za granicę	✅	obowiązkowe tylko dla faktur B2B w Polsce	Faktury eksportowe – poza KSeF
Oddział zagranicznej spółki z NIP PL	✅	obowiązkowe	Używa polskiego NIP i własnego tokenu KSeF
Firma zagraniczna bez NIP PL	❌	brak obowiązku	Faktury w dowolnym formacie
Grupa kapitałowa z polską spółką	✅	obowiązkowe dla polskiej jednostki	Każda spółka musi mieć oddzielne poświadczenia
Sprzedawcy online (OSS, Amazon, itp.)	⚠️	tylko gdy obie strony mają NIP PL	W pozostałych przypadkach – poza KSeF

---

⚙️ Jak działa KSeF – proces techniczny

Zgodnie z oficjalną dokumentacją:

Etapy integracji systemu z KSeF

Krok	Opis działania	Adres w API
1️⃣	Autoryzacja za pomocą certyfikatu, profilu zaufanego lub tokenu	/api/online/Session/InitToken
2️⃣	Wysłanie faktury w strukturze XML FA(3)	/api/online/Invoice/Send
3️⃣	Walidacja danych (NIP, struktura, daty)	FA(3), sekcja 3.2
4️⃣	Odbiór potwierdzenia i numeru KSeF	/api/online/Invoice/GetStatus
5️⃣	Pobranie faktury lub UPO z systemu	/api/online/Invoice/Download
6️⃣	Archiwizacja – dokument przechowywany 10 lat	FA(3) §5.1

W przypadku awarii można pracować w trybie offline – faktury zostaną automatycznie przesłane po przywróceniu połączenia.

---

🧮 Co zmieni się w codziennej pracy?

Przed KSeF:

• faktury wysyłano mailem,
• trzeba było potwierdzać odbiór,
• przechowywać pliki PDF lub papierowe kopie,
• duplikaty generowały chaos w księgowości.

Po wdrożeniu KSeF:

• każda faktura jest natychmiast weryfikowana,
• przechowywana w centralnej bazie,
• automatycznie dostępna dla wystawcy i odbiorcy,
• brak ryzyka zagubienia dokumentu.

Korzyści dla firm:

• pełna pewność doręczenia,
• jeden standard formatu,
• szybsze rozliczenia VAT,
• mniej błędów i korekt,
• automatyzacja księgowania i raportowania.

---

🧠 Konsekwencje podatkowe i księgowe

Dzięki KSeF każda faktura trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów.
Organy skarbowe mogą natychmiast analizować dane i porównywać je z deklaracjami VAT.

Dla księgowych oznacza to:

• koniec duplikatów,
• brak konieczności przesyłania JPK_FA na żądanie,
• korekty dokonywane wyłącznie przez KSeF,
• automatyczne powiązanie z JPK_VAT.

---

💻 Odoo + KSeF = automatyzacja bez stresu

Aby ułatwić przedsiębiorstwom wdrożenie nowego obowiązku, firma ERPixel, oficjalny partner Odoo, przygotowuje bezpłatny moduł integrujący Odoo z KSeF.

Jak działa moduł ERPixel KSeF

Etap	Czynność w Odoo	Co dzieje się w tle
1️⃣	Użytkownik zatwierdza fakturę	Odoo generuje XML FA(3)
2️⃣	Kliknięcie „Wyślij do KSeF”	API /Invoice/Send, otrzymanie numeru KSeF
3️⃣	Walidacja przez KSeF	automatyczne sprawdzenie poprawności
4️⃣	Otrzymanie UPO	Odoo zapisuje numer i UPO w fakturze
5️⃣	Monitorowanie statusu	harmonogram sprawdza status co godzinę
6️⃣	Udostępnienie klientowi	link w portalu klienta do faktury w KSeF
7️⃣	Archiwizacja	dane przechowywane w KSeF, metadane w Odoo

ERPixel zaprasza polskie firmy do udziału w programie beta-testów.
Udział jest bezpłatny – uczestnicy otrzymają wsparcie przy konfiguracji i weryfikacji integracji.
👉 Szczegóły: erpixel.com

---

🧭 Jak przygotować firmę krok po kroku

1. Sprawdź status VAT swojej firmy.
2. Zaktualizuj oprogramowanie księgowe – czy obsługuje FA(3) XML i API KSeF.
3. Zarejestruj się w KSeF: podatki.gov.pl/ksef.
4. Uzyskaj dostęp – podpis kwalifikowany, ePUAP lub token API.
5. Przetestuj integrację:
   • Środowisko testowe KSeF
   • Środowisko demo KSeF
6. Skonfiguruj moduł Odoo KSeF lub inne oprogramowanie.
7. Przeszkol zespół księgowy.
8. Przejdź na KSeF najpóźniej do lutego 2026.

---

❓ Najczęstsze pytania

Czy nadal mogę wysyłać faktury mailem?
Tak, ale nie jest to wymagane – faktura w KSeF jest prawnie doręczona.

Co, jeśli system nie działa?
Można wystawiać faktury offline, a po wznowieniu połączenia zostaną przesłane do KSeF.

Czy dotyczy to faktur dla osób prywatnych (B2C)?
Nie, KSeF obejmuje wyłącznie relacje B2B.

Czy KSeF obowiązuje przy sprzedaży zagranicznej?
Nie, jeśli kontrahent nie posiada polskiego NIP.

Czy będą kary za błędy?
Nie – do końca 2026 obowiązuje okres ochronny bez sankcji.

---

🌐 Kierunek: e-Europa

KSeF to rozwiązanie krajowe, ale w pełni zgodne z kierunkiem zmian w Unii Europejskiej – projektem ViDA (VAT in the Digital Age).
Dzięki temu Polska znajdzie się w grupie państw najbardziej zaawansowanych w cyfryzacji podatków.

Kiedy ViDA wejdzie w życie (2030–2035), polskie firmy będą już gotowe – ich systemy, w tym Odoo z integracją KSeF, spełnią wszystkie wymagania.

---

💬 Słowo otuchy dla przedsiębiorców

Zmiany podatkowe zwykle budzą stres.
Jednak KSeF nie jest kolejnym biurokratycznym obowiązkiem, lecz narzędziem upraszczającym biznes.
Zamiast papieru, PDF-ów i ręcznego raportowania – wszystko będzie zautomatyzowane i bezpieczne.

„Wiele krajów już to przeszło.
Polska po prostu dołącza do cyfrowej czołówki.”

Dzięki wsparciu Ministerstwa Finansów, darmowym aplikacjom i integracjom takim jak Odoo KSeF by ERPixel, każda firma może wdrożyć nowy system bez nadmiernych kosztów i zyskać większą kontrolę nad finansami.