Wprowadzenie

Czy nadal wystawiasz faktury ręcznie? W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest faktura pro forma, dlaczego jest ważna, oraz jak Odoo — czołowe rozwiązanie ERP/CRM — pomaga firmom zautomatyzować procesy fakturowania.

Jeśli zastanawiasz się: „Czym właściwie jest faktura pro forma?” — nie jesteś sam. Faktura pro forma to dokument handlowy wysyłany klientowi przed dostawą towarów lub usług. Zawiera informacje o zamówieniu: towary, ilości, ceny i warunki płatności. Nie jest to dokument księgowy, więc nie wywołuje zapisów w rejestrze VAT ani w księdze głównej.

Alex Koltsov, ekspert ERP z firmy ERPixel, wyjaśnia:

“W praktyce faktura pro forma to dokument, który klient zabiera do banku, by dokonać przelewu. Kluczowa różnica między fakturą VAT a pro forma polega na tym, że niezapłacona pro forma nie ma żadnego wpływu na księgowość. W Odoo faktura VAT generuje ruch księgowy (account move), którego nie można tak po prostu usunąć. Pro forma to jedynie propozycja płatności — elegancki dokument z danymi do przelewu.”

---

Problemy firm związane z fakturowaniem

W Polsce wielu przedsiębiorców zmaga się z następującymi trudnościami:

• Błędy w ręcznym wprowadzaniu danych prowadzące do niezgodności i reklamacji
• Trudność w śledzeniu płatności i niezapłaconych dokumentów
• Opóźnienia w przetwarzaniu faktur i wpływach środków
• Chaos organizacyjny związany z brakiem ustandaryzowanych dokumentów ofertowych

Wszystko to negatywnie wpływa na relacje z klientami i płynność finansową.

---

Rozwiązanie Odoo: Pro Forma kontra Oferta

W Odoo możesz aktywować obsługę faktur pro forma w ustawieniach. Po włączeniu tej opcji możliwe będzie generowanie dokumentu z nagłówkiem Proforma Invoice zamiast klasycznej Oferty (Quotation).

Alex Koltsov komentuje:

“Technicznie różnica między ofertą a pro formą w Odoo to tylko tytuł dokumentu. W praktyce — ogromna. Oferta nie zawiera danych do przelewu, nie ma rabatów, służy tylko do przedstawienia ceny. Pro forma natomiast to już dokument gotowy do opłacenia, z pełnymi warunkami transakcji i terminem płatności.”

---

Jak wystawić fakturę pro forma w Odoo?

Wystawienie pro formy w Odoo jest bardzo proste:

1. Przejdź do zamówienia sprzedaży
2. Kliknij Drukuj → Proforma Invoice
3. Lub naciśnij Wyślij Proforma Invoice, aby wysłać klientowi e-mail z załączonym dokumentem i predefiniowaną wiadomością

To intuicyjny sposób, by szybko przekazać dane do płatności, bez ingerencji w księgowość.

---

Dostosowanie faktur pro forma z ERPixel

W ERPixel dostosowujemy dokumenty do indywidualnych potrzeb klienta. Popularne modyfikacje to:

• Zdjęcia produktów na pro formie
• Dynamiczne naliczanie rabatów
• Ujęcie wysyłek z wielu magazynów w ramach jednego zamówienia
• Automatyzacja procesów akceptacji dokumentów

Alex dodaje:

“Standardowa pro forma w Odoo jest dobrym punktem wyjścia, ale większość firm potrzebuje czegoś więcej. W ERPixel wdrażamy modyfikacje, które sprawiają, że dokument odzwierciedla realny proces sprzedaży i logistyki. Jeżeli Twoja firma potrzebuje bardziej zaawansowanego obiegu faktur pro forma — zapraszamy do kontaktu, przygotujemy dla Ciebie dedykowaną wycenę.”

---

Porównanie z konkurencją

Na tle SAP, NetSuite, Zoho czy Microsoft Dynamics, Odoo wyróżnia się:

• Intuicyjnością — interfejs użytkownika jest prosty, co ułatwia wdrożenie
• Dostępnością cenową — elastyczne modele subskrypcji idealne dla firm z sektora MŚP
• Możliwością rozbudowy — otwarta architektura pozwala na pełne dopasowanie
• Wsparciem technicznym — regularne aktualizacje i duża społeczność użytkowników

---

Podsumowanie

Jeśli Twoja firma nadal bazuje na ręcznym fakturowaniu lub ofertach tworzonych w Wordzie — czas to zmienić. Dzięki Odoo możesz:

✅ wyeliminować błędy
✅ poprawić płynność finansową
✅ zautomatyzować procesy ofertowe
✅ dostosować dokumenty do realiów polskiego rynku

---

Chcesz zmodernizować swój proces fakturowania z Odoo?
Skontaktuj się z zespołem ERPixel i zapytaj o wdrożenie Odoo w Twojej firmie.

Poznaj też nasz popularny kurs: Szkolenie funkcjonalne z Odoo dla zespołów sprzedaży – idealny dla handlowców pracujących na polskim rynku B2B.